L’impatto della digitalizzazione è sotto gli occhi di tutto, tanto nella sfera privata e personale quanto in quella lavorativa. Nel business sono tante le aziende e i professionisti che stanno cambiando approccio a partire dalla gestione di documenti e contratti; una delle implementazioni più interessanti riguarda la firma elettronica con cui si può procedere alla sottoscrizione online non avendo bisogno di una sigla autografa e di stampe.
Accordi commerciali, gestione di pratiche amministrative: sono solo alcuni degli esempi con cui questa tecnologia rende i processi più rapidi, persino a distanza. Una buona opportunità in tal senso viene offerta da Youtrust, una piattaforma di firma elettronica digitale pensata per imprese e professionisti che vogliono digitalizzare la gestione documentale. Si caricano i file, si definiscono i flussi di approvazione e si inviano richieste che possono essere poi facilmente monitorate.
Ma cos’è esattamente? A chi serve davvero? E quali vantaggi offre. Scopriamolo insieme.
Cos’è la firma elettronica e come funziona
La firma elettronica altro non è che un insieme di dati digitali associati a un documento che vengono utilizzati da una persona per esprimere ufficialmente la propria volontà nella sottoscrizione; non c’è bisogno di carta e penna né di essere sul posto. Con la connessione internet si registra il consenso e si verifica l’integrità del file.
Il processo richiede semplicemente il caricamento del file sulla piattaforma e l’invio della richiesta al destinatario; basterà attendere la conferma della sottoscrizione (a volte con un codice OTP o con un’altra forma di autenticazione). Il documento generato con firma verrà accompagnato da evidenze elettroniche che ricostruiranno l’operazione.
Diverse tipologie tra cui scegliere
Forse non sai che non tutte le firme elettroniche sono uguali, la normativa europea le classifica in 3 gruppi:
- FES. la Firma Elettronica Semplice richiede modalità base di sottoscrizione come inserimento del nome in un file digitale e ha un valore probatorio che dipende dalle caratteristiche del sistema;
- FEA. La Firma Elettronica Avanzata ha un collegamento univoco con il firmatario e rileva eventuali modifiche successive effettuate al documento;
- FEQ. La Firma Elettronica Qualificata utilizza un certificato o un dispositivo (entrambi qualificati) per la creazione della firma offrendo garanzie giuridiche elevate.
Qual è il valore legale della firma elettronica?
C’è un Regolamento Europeo che tratta proprio l’argomento, è l’eIDAS 910/2014 integrato da UE 2024/1183 dove si stabilisce che una firma elettronica qualificata viene considerata con valore probatorio poiché risponde a determinati requisiti formali.
A chi serve la firma elettronica
Le applicazioni coinvolgono vari settori professionali; le risorse umane le utilizzano per le lettere di assunzioni, i contratti e la documentazione del personale mentre negli uffici commerciali vengono impiegate per preventivi, accordi e contratti con i clienti.
Nell’ambito immobiliare viene consigliata per facilitare lo scambio di documenti tra agenti, proprietari e potenziali acquirenti ma persino i freelance e le piccole imprese possono trarne beneficio, specialmente quando le collaborazioni sono con clienti distanti dalla propria sede operativa.
I vantaggi da conoscere
Ma perché dovresti attivarne una? Il principale vantaggio riguarda la riduzione dei tempi di gestione documentale: l’invio è rapido, non ci sono scansioni e spedizioni o problemi di stampa e in pochi minuti si può ottenere già una risposta.
Contenendo il consumo di carta c’è anche un approccio più green che aiuta a ridurre le stampe e l’utilizzo di toner e altri sistemi di ricarica delle stampanti. Altrettanto importante la tracciabilità delle operazioni.
Insomma, la firma elettronica sta diventando una scelta consapevole di semplificazione e innovazione dei processi lavorativi.